Mengapa masih banyak startup TI yang mencari superman?

Beberapa hari yang lalu, saya sempat berdiskusi dengan teman-teman penggiat startup di Yogyakarta, dan satu startup dari Surabaya. Mereka berkumpul dan berdiskusi masalah progress pekerjaan developer-nya yang terkesan lambat, tidak sesuai target waktu yang ditetapkan si pemilik startup.

Lantas, di mana letak kesalahannya?

Keterlambatan deliverable progress pekerjaan dari developer, bukannya hanya mutlak kesalahan si developer itu sendiri, ada beberapa faktor keterlambatan sebuah proyek, di antaranya kurangnya komunikasi antar personil, keterbatasan resource (SDM), dan kehabisan budget. Berikut ini sedikit cerita pengalaman saya di beberapa startup TI

Saya beberapa kali menjadi “penasehat” a.k.a konsultan TI dalam hal resource di beberapa startup. Dan ini ada kasus yang menurut saya menarik diambil hikmahnya, karena ini jadi kasus yang sering terjadi.

Bulan februari 2018 lalu, saya diminta mengevaluasi sebuah startup yang bermasalah dengan programmernya. Sebenernya saya sudah sering diminta jadi konsultan, dari beberapa kasus startup, ya rata-rata semua masalahnya di resource-nya. Bahkan November 2017 ada startup yang targetnya ketat, sementara si developer-nya tunggal fullstack, ya saya bilang ke si empunya Startup, “sebaiknya si developer tunggal ini naik jabatan aja jadi Manajer TI atau Lead Developer-nya, terus rekrut 2 developer junior yang melanjutkan pekerjaanSaya rasa gak mahal, apalagi based-nya di Jogja. Daripada dipaksa seseorang buat selesaikan semua fitur ini dalam waktu singkat, hasilnya gak bagus. Proyek yang dipaksa pada timeline yg tidak wajar dan memangkas tahapan proses jelas mengorbankan kualitas. Daripada aplikasinya buggy, toh nanti repot di akhir”

Ok, lanjut ke cerita saya untuk artikel ini.

Jadi ini startup sudah berkembang, tapi ada masalah di sistemnya yang kurang termanajemen dengan baik. Saya lihat si startup ini malah dapat pendanaan dari beberapa investor. Sayangnya, dana tersebut bukan dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas TI-nya, yang merupakan salah satu komponen penting untuk penunjang sekaligus percepatan core bisnis si startup ini, melainkan si startup memakai dananya untuk ekspansi ke daerah-daerah lain, padahal sistemnya belum sanggup. Begitu dipakai “kok lelet…, kok sistemnya bermasalah”. Dan akhirnya, saya melakukan observasi selama seminggu, saya ajak ngobrol pemilik startup, dari ngobrol ini-itu, saya jadi tau masalahnya di mana.. akhirnya, ada beberapa pertanyaan yang saya ajukan ke pemilik startup ini.

“mas, biasanya me-manage para developer gimana? pakai tools apa atau cuma chat biasa?” | “saya biasanya chat di Whatsapp, mas. Saya tanyain developer saya: progressnya ​halaman report bisa diselesaikan kapan? dia jawab: seminggu lagi, mas. Tapi ya saya tagih seminggu kemudian malah belum jadi, masih ada bug katanya” | “owh, jadi selama ini memantau pekerjaan developer dari Whatsapp aja, mas?” | “kalau misal masnya nanya kerjaan yang dikerjakan tahun lalu, terus pengen dikembangkan lagi gimana… apa nanya lagi terakhir sampe mana?” | “ya biasa, mas..saya tanyain “terakhir fitur tsb sampe mana ya? siapa yang ngerjain?” | “naah, gak ribet tuh misal developernya lagi kerjain fitur yang sekarang, harus tiba2 cek sourcecode yang lama yang ia kerjakan tahun lalu.. karena saya tau, untuk refresh ingatan soal kerjaan tahun lalu, apalagi tidak ada catatannya, ya repot, harus cari-cari dulu” | “owh, iya ya, kayaknya harus dicatat” | “saran saya, chat ya monggo, mas. Tapi jangan lupa ditulis di tools untuk organisir pekerjaan. Banyak contohnya, yang gratis sih ada trello, atau yang berbayar macem basecamp, jira, atau bitbucket” | “owh iya, mas, dulu saya juga pernah dapet saran dari teman disuruh pake trello..saya belum paham maksudnya” | “iya, kalau masnya cuma mengandalkan chat, nanya developer progress dah sampai mana, itu bisa saja developernya ngeles/alasan aja.. sementara buktinya tidak terlihat, kalau bisa ya dicontrol.. jadi pakai source control management, macem github, bitbucket ataupun gitlab. Dari situ kita bisa lihat progress si developer per hari bagaimana, apa saja perubahannya, walaupun masnya gak gitu paham TI, tapi setidaknya bisa dilihat. Dan juga atur waktunya dari tools organisir/manajemen proyek macem trello, jira ataupun basecamp. Saran saya sih untuk startup pakai trello aja dulu, jadi masnya bikin tiket pekerjaannya, tentukan deadlinenya di situ, nanti si developer tinggal melaporkan pekerjaannya dari situ juga, beserta url pekerjaannya dan apa saja yang dikerjakan, dibikin poin-poinnya. Dengan begitu, ketika ada developer yang melanjutkan, misal masnya rekrut developer baru, karena yang lama sudah resign, ya gak panik, tinggal si developer lama lengkapi dokumentasinya di trello tersebut, kalau ada yang kurang, terus ntar developer baru, tinggal baca-baca apa yang sudah dikembangkan, dan mana saja yang masih to-do-list, baik pekerjaan baru ataupun perbaikan error/bugs/masalah” | “wah, sarannya boleh juga, mas, iya tuh, saya denger ada startup yang ditinggalkan developernya, malah bisnisnya jadi tertunda sementara” | “iya, mas, kebanyakan fatalnya di situ. Jadi, biasakan mengontrol pekerjaannya dengan baik. Kalau dirasa masnya sibuk karena mesti ngurus bisnisnya, ya masnya rekrut orang lagi buat jadi CTO ataupun jadi Manajer TI Produk masnya ini. Biar dia yang bermain, mengelola proyek pekerjaan di startup ini” | “siap, mas, requirement manajernya seperti apa ya mas?” | “simpel aja, mas, gak perlu rumit-rumit, yang penting punya pengalaman membuat perencanaan, mampu mengelola, mengatur, dan mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan TI di produk masnya ini. Nanti dia yang kontrol kerjaan developer, lebih bagus lagi paham project management dan agile methodology

Kemudian saya meminta izin ke si pemilik startup-startup agar saya bisa berdiskusi dengan teman-teman developer yang bekerja di sana.

Dan akhirnya saya berdiskusi sekaligus bertanya, pertanyaan saya pertama adalah.. “masnya sudah berapa lama di sini?”, dijawab “sudah, setahun, mas Widy”.

kemudian saya lanjut nanya “sendirian mas? apa ada temen yang bantu?” | “kalau saya sendiri mas yang garap backend, tapi kalau aplikasi mobile, saya sama 1 temen lagi yang bantu” | “owh, masnya full stack developer ya?” | “iya, mas” | “mas, saya ini kan diminta mas X (si pemilik startup) buat evaluasi produk yang mas kembangkan.. saya boleh minta tolong gak, dibikin list apa saja pekerjaan to-do-list dari produk ini, dari yang sedang masnya kerjakan sampai yang masih bermasalah yang jadi PR masnya” | “siap, mas..saya buatkan ya” |”iya, simple aja, kasih tau nama fitur>sub fiturnya saja.. gak perlu dikasih deskripsi, biar gk ribet”

Dan didapatlah list-nya dari developer tersebut. Saya akhirnya bertemu lagi dengan si pemilik startup: “mas, ini saya sudah ngobrol dengan developer X. Saya pengen tau, mas.. masnya kasih target ke developer sampai kapan?” | “ya kalo bisa akhir februari ini, mas. Soalnya Maret saya mesti ke Dubai, mau pitching di sana” | “ok, mas.. jadi gini, saya sudah cek fitur-fitur yang di aplikasi maupun yang di backend, dan saya lihat memang banyak sekali masalah/bugs dan kurangnya, apalagi masnya pengen ada report gitu kan..biar tau berapa income per bulan dan laporan keluhan pengguna. Dan ada masalah lain juga, mas, saya lihat desainnya tidak sesuai pattern OS Android dan iOS, mas. Mas, coba buka aplikasi Facebook di Android, ini saya sambil kasih liat yang di iOS, ada bedanya gak?” | “iya, mas, ada bedanya..kok gitu ya?” | “iya, UX (User eXperience) untuk masing-masing OS, baik Android dan iOS itu berbeda..jadi kalau user Android dicobain pake desain layout yang mirip iOS mungkin agak kurang terbiasa” | “tapi ini saya sudah dapat desainer, mas. Desainnya bagus, dia anak magang di sini” | “owh, boleh kasih liat desainnya, mas?” | “ini, mas” (sambil nunjukin kertas berlembar-lembar…ternyata desainnya diprint) | “ok, mas, ini sudah mendingan, cuma harus ada beberapa hal yang dikoreksi. Tapi yang terpenting adalah, ini kalau dilihat dari to-do-list si programmer dengan deadline waktu 2 bulan yang masnya tetapkan, saya sih beranggapan ini tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Problem yang ini (sambil saya nunjukin halaman yang buggy) lumayan juga effort-nya, kalau dia sendirian yang garap, sepertinya akan memakan waktu lama, karena kalau saya lihat existing code dengan yang akan dibuat itu seperti buat baru. Apalagi desain yang diminta untuk perubahan lumayan berbeda, mas. Saran saya, bergegas si developer sekarang biar dia fokus ke bugs fixing, karena dia yang paham existing code. Dan masnya rekrut 2 orang lagi untuk fitur-fitur tambahan yang ditargetkan februari ini, ya jangan dibuat ketat, masnya buat sedikit kelonggaran agar mereka bisa memulai mengelola pekerjaannya masing-masing, apalagi misal nanti datang developer baru, biar mereka bisa berbaur dulu sebagai tim, ya paling masuk akal menurut saya, akhir maret bisa selesai dengan semua list ini. Dan sambil jalan, masnya coba hire manajer yang memahami manajemen proyek TI dan juga seluk-beluk produk ini. Soalnya kan saya tau masnya basic-nya ekonomi, kemarin saya tanya masnya kalau nanya progress ke developer gimana..ya kayak gitu kurang control, mas” | “siap, mas, sarannya bagus, bisa saya coba, nanti saya tanya-tanya lagi ya mas” | “monggo, mas. Santai saja. Semoga berhasil ya”

Dari cerita di atas, hikmah yang dapat dipetik adalah… Mungkin sudah pernah dengar istilah:

9 Women Can’t Make a Baby in a Month

Ya, dimaklumi memang, kebanyakan startup butuh percepatan movement mereka agar bisnisnya dapat segera “menghasilkan”, namun sayangnya memangkas budget untuk resource agar dapat dialihkan ke marketing, dan lain-lain. Kebanyakan kekeliruan startup lokal di sini adalah, mereka belum paham, bahwa 1 orang tidak bisa begitu saja memiliki kemampuan superman, yang mampu menyelesaikan semua pekerjaan TI. Si developer disuruh desain sistemnya, desain databasenya, desain antarmuka penggunanya, terus dilanjut coding mengembangkan backend dan aplikasi frontend-nya, terus dia juga harus bisa benerin bugs dan menanggapi keluhan-keluhan pengguna. Wah, yang seperti ini superman atau mungkin sudah gila. Apalagi bayarannya tidak seberapa, dan ujung-ujungnya si developer jatuh sakit dan tidak betah.

Sama juga misalkan startup Anda banyak uang, kemudian uang tersebut dipakai untuk marketing besar-besaran, melontarkan lebih banyak uang untuk mempercepat adopsi pasar, ya ujung-ujungnya mubadzir. Ya seperti ungkapan di atas, 9 wanita tidak dapat melahirkan dalam waktu 1 bulan.

Standar yang tepat itu adalah “well-organized” dan “well educated“, mesti cerdas dalam mengelola produk anda, berapa besar biaya yang dipakai untuk SDM, berapa besar biaya yang dipakai untuk support, marketing, desain, dll..semua diatur di business plan yang semestinya sudah dibuat sebelum startup dijalankan. Well educated maksudnya, punya pengetahuan terkait startup ini, bagaimana motor penggerak bisnisnya, bagaimana infrastruktur yang dipakai dan SDMnya. Jangan sampai biaya habis di infrastruktur sistemnya, eh ternyata tidak dipakai secara maksimal. Jangan sampai sudah keluar banyak biaya buat marketing, pas pengguna tertarik buat nyoba produknya, eh ternyata produknya gak siap meng-handle banyak pengguna.

Saran saya, ya buat business plan yang matang, bila budget terbatas, mulailah kembangkan dari PoC atau Prototype-nya dulu, kemudian pitching ke investor, buat dapat pendanaan, siapa tau idenya menarik bagi investor. Kalau berani ambil resiko (tentunya punya manajemen resiko yang baik), coba mulai bagi tahapan pengembangan produknya dalam beberapa tahap, jangan semua sekaligus langsung jadi dalam waktu yang ketat. Tetapi dibagi, misal: kembangkan backend+API (web service) dan aplikasi Androidnya saja dulu, jika ada dana lagi, lanjut ke iOS, terus rekrut masing-masing personil sesuai keahliannya, biar mereka fokus dengan pekerjaannya.

Sebagai contoh, idealnya untuk startup kecil, ya bisa dimulai dengan: 1 developer backend, 1 developer frontend (mobile apps: Android/iOS), ini rekrut dengan sistem gaji per bulan (ntah kontrak dalam waktu tertentu, misal satu tahun ataupun permanen), dan cari freelancer desainer UI (antarmuka pengguna) yang direkrut dalam waktu 1-3 bulan untuk menggarap desainnya. Atau kalau mau lebih bagus lagi, ya dibuat lebih spesifik: 2 orang infrastructure dan network engineer, 1 orang manager, 1 orang database designer, 1 orang system designer, 1 orang UI designer, 2 orang backend+API developer, dan 2 orang frontend developer (web admin dan mobile apps).

Tahapannya biasanya, ketika infrastruktur sudah siap (server/hosting, database, dan setup beberapa kebutuhan lainnya sudah berstatus installed untuk lingkungan development), ya backend developer mempersiapkan dan memulai pemrograman backend system dan API-nya, dalam waktu bersamaan…si desainer kerja dalam waktu 1-3 bulan itu men-desain halaman dari halaman login, sampai halaman utama, nah, ketika halaman login sudah jadi, dan dirasa sudah bagus, tinggal si developer frontend yang garap login, dan seterusnya bertahap, (dengan asumsi API Login juga sudah dikerjakan oleh developer backend), jadi pekerjaannya berjalan paralel dan tidak saling tunggu. Dan yang terpenting, kelola pekerjaan mereka dengan tools manajemen proyek yang saya sebutkan di atas (misal: trello/jira), ajarkan mereka agar terbiasa melaporkan pekerjaan di tools online manajemen proyek tersebut. Dengan begitu, masing-masing personil bisa saling cek pekerjaan anggota tim yang lain, sambil menunggu pekerjaan si backend developer selesai, ya developer frontend bisa mulai dari memrogram tampilan halamannya dulu, dan seterusnya. Dan, yang paling utama, yang sering luput dari pelaku startup adalah komunikasi antar anggota tim, biasakan melakukan daily atau weekly call/conferences jika sedang berjauhan, atau daily/weekly meeting jika sedang dalam satu ruangan, atau ya sekedar makan siang atau hangouts bareng biar gak terlalu “tegang” suasana, dan tentunya biar refresh juga. Komunikasi yang baik adalah salah satu kunci penting keberhasilan proyek/startup. Jangan sampai, pemilik startup sibuk uruan ini itu, cuma bisa chat Whatsapp doang, sementara developernya bergerak sendiri, seperti kasus di atas.

Dan sambil pengembangan berlangsung, coba observasi pasar, bagaimana reaksi pengguna dan calon pengguna ketika anda perkenalkan produk anda tersebut, minta masukkan dari mereka jika diperlukan, karena inilah yang disebut “product / market fit”, soal kecocokan pasar, sehingga anda yakin dengan target pengguna anda.

Dan pesan saya terakhir pada artikel ini sebagaimana hadis Nabi Shallallahu alaihi wassalam: “Berikan kepada seorang pekerja upahnya sebelum keringatnya kering.” (HR. Ibnu Majah, shahih).

Sekian sekelumit peristiwa yang semoga bisa bermanfaat bagi pembaca 🙂

Terima kasih.

Referensi terkait tools online manajemen proyek:

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s