RSS

cara berkomunikasi dengan klien via e-mail

14 Jun

Bagaimana cara berkomunikasi dengan klien by e-mail?

Ada banyak cara yang bisa kita lakukan untuk berkomunikasi dengan klien via e-mail, terutama untuk melaporkan progress pekerjaan kita.

Beberapa tips yang bisa disampaikan :

1. Ketika e-mail request dari klien datang, biasanya ada due date, kapan batas waktunya. Maka kerjakanlah sebelum batas waktu. Kadang kala kita melihat banyak sekali request yang datang, maka prioritaskanlah mengerjakan dari yang diberikan terlebih dahulu dan yang paling mudah. Jika anda sudah pengalaman, biasanya tinggal buka2 hal lama, tinggal edit dan gunakan untuk perkembangan;

2. Biasakan membuat progress report pribadi, buat saja sederhana di excel, misal : kolomnya no, progress yang diberikan, tgl+waktu diberikan, tgl+waktu dikerjakan, tgl+waktu dilaporkan, keterangan. Dengan bgitu anda bisa melihat seberapa banyak yang anda kerjakan per hari, seberapa lama waktu anda mengerjakannya dan seberapa beragam task yang diberikan. Knapa ini penting? kita bisa mentrace dengan cepat, adakah task yang serupa yang pernah diberikan? kalo ada ya, tinggal pake yg sebelumnya. Selain itu, kita bisa saja sewaktu-waktu ditanya atasan apa saja yang kita kerjakan, dan apa saja yang sudah dilaporkan, dan mana yang belum, kadang atasan itu tidak bgitu perhatian mengenai itu, khawatirnya kita disangka tidak bekerja. Dan dengan begitu juga, ketika sudah setahun atau dua tahun, kalo kita lupa apa yang dulu kita kerjakan, kita bisa search dari dokumen tersebut;

3. Ketika melaporkan sebuah pekerjaan, biasakan bahasa yang tegas dan jelas, tidak ada mengeluh kesulitan, tidak ada kalimat bertele-tele, langsung pada pokok permasalahan. Ditambah, apabila memberikan instruksi ke yang kita tuju, gunakan kalimat yang mudah dipahami dan berurut. Layaknya kita memberikan tutorial singkat. Dan gunakan kalimat sopan, baku dan terstandar dengan salam pembuka, isi, penutup;

4. Gunakan e-mail khusus untuk kerja dan pisahkan dari email pribadi. Hal ini juga meminimalisir kesalahan pribadi, gunakan email yang baku, dengan id singkat, supaya berkesan profesional, seperti : namadepan[titik]namabelakang[at]domainemailnya

5. Balaslah e-mail dari klien sesegera mungkin, apalagi teknologi sudah canggih ada smartphone. Biar klien tidak menunggu. Jika belum anda kerjakan, ya balas saja, bilang belum dikerjakan, gak usah takut, tapi ya..dengan kalimat yang elegan. Jangan anda kerjakan dulu, baru balas, otomatis bisa membentuk citra negatif di mata klien.

Berikut beberapa screenshot contoh yang pernah saya pelajari dan terapkan.

6-14-2014 10-11-31 PM 6-14-2014 10-15-40 PM

 
Leave a comment

Posted by on June 14, 2014 in Celoteh, Internet

 

Tags: , , , , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: